ちょうど１年前に発行した07Directに
会議議事録は事前に作って共有ファイルにという記事を書きました。「いかに短い時間で有意義な会議を行うか」という1年間の努力について、4つの部署の発表資料とともにご紹介します。


■昨年５月頃　〜とにかくやってみよう〜
「とりあえずエクセルファイルで・・・」と始めたばかりの頃です。誰が・いつ・何をした（する予定）などのように、作業項目別に「これまでの経過」と「今後の予定」を報告しています。どの部署も、箇条書きの議事録のようなスタイルです。〔拡大図〕
※左図は4つの部署のファイルを田の字に並べています。



■昨年６月頃　〜見やすくしよう〜
開始から1ヶ月経ち、「少し見やすくしよう」と努力しています。色や罫線、表などを使ってそれぞれ工夫しています。他の部署の発表が少しずつ変化しますので、互いに影響を受けます。〔拡大図〕



■昨年10月頃　〜情報量を増やそう〜
開始から半年経過した頃です。
単純な一週間単位の報告だけではなく、長期作業の進捗の表現に変化が見られます。
横向きの棒グラフを色分けするスタイルが、エクセル上で表現しやすいこともあって、各部署とも採用しています。〔拡大図〕



■今年２月頃　〜経過・累積の表現〜
開始から10ヶ月ほど経過した頃です。
定期報告はどうしても静的な数値報告になってしまいがちですが、何とか経過・累積を表現しようという表現が見えてきます。「今週はいつもの週と比べてどうだったか」という情報が見えてくるようになって来ました。
部署Ｂでは折れ線グラフで経過表現し、部署Ｄでは割合円グラフが効果的に使われています。〔拡大図〕


■今月　〜本当に伝えたいことを伝える〜
開始から１年が経ち、表現が再びシンプルなものになってきています。増えすぎた情報が紙面を埋め尽くすと、本当に重要な情報が、どうでもよいもののなかに埋もれてしまいます。部署全体の作業の体系的な流れをどのように表現できるのかが、次の課題でしょう。〔拡大図〕